DOOR AN-SOFIE CLAEYS EN MICHAËL OPGENHAFFEN. Media schetsen vaak een erg negatief beeld van het gebruik van sociale media door werknemers. Er verschijnen tal van verhalen in de pers over werknemers die foute commentaren posten op Facebook of werkgevers die de vrije meningsuiting al te drastisch inperken. Onze diepte-interviews bij communicatieverantwoordelijken van 16 Belgische organisaties schetsen een meer genuanceerd beeld.

An-Sofie Claeys en Michaël Opgenhaffen

Bedreiging of opportuniteit?

Hoewel werknemers via sociale media positieve verhalen kunnen delen over de organisatie en collega’s, ziet men vaak te eenzijdig de bedreigingen van sociale media op de werkvloer. Tijd die werknemers besteden aan sociale media is tijd die ze niet besteden aan het uitvoeren van hun job.

Bovendien duiken nu en dan opvallende verhalen op over werknemers die gevoelige bedrijfsinformatie en ontoelaatbare commentaren delen op sociale media. Zo bleek eind maart nog dat een 25-tal leden van de Antwerpse politie een WhatsApp-groep gebruikte om racistische en seksistische commentaren te delen. Dergelijke verhalen zijn een minderheid maar worden telkens gretig opgepikt door de pers en kunnen zo de indruk wekken dat sociale media op de werkvloer vooral een risico vormen. In april verscheen in de media ook het opvallende bericht dat werknemers steeds vaker worden ontslagen omdat ze hun werkgever bekritiseren op sociale media.

Hoewel werknemers via sociale media positieve verhalen kunnen delen over de organisatie en collega’s, ziet men vaak te eenzijdig de bedreigingen van sociale media op de werkvloer.

Ten gevolge van de onduidelijkheden omtrent sociale media op de werkvloer, raadt werkgeversorganisatie Unizo haar leden aan om medewerkers een sociale mediarichtlijn te laten ondertekenen, zodat zij goed weten wat hun plichten daaromtrent zijn. Maar hoe staan die werkgevers er zelf tegenover?

Hoe bang zijn werkgevers echt van sociale media op de werkvloer?

Om dit te onderzoeken gingen we door middel van diepte-interviews te rade bij 16 communicatie -en HR managers die verantwoordelijk zijn voor het sociale mediabeleid in hun organisatie. De organisaties in kwestie waren Mobile Vikings, AVEVE, KBC, Crelan, De Lijn, Telenet, Bongo, Davidsfonds, Philips, Luminus, McCain, Mora, Jetair, Gijbels, VDAB en Electrabel.

We vroegen aan de respondenten in welke mate het gebruik van sociale media op de werkvloer al dan niet wordt getolereerd en waarom, of ze ook opportuniteiten zien in het gebruik van sociale media door werknemers en op welke manier ze dit alles trachten te controleren door middel van sociale mediarichtlijnen. In een deel van de organisaties bleek de toegang tot sociale media op computers geblokkeerd of beperkt. In andere organisaties konden werknemers dan weer wel vrij gebruik maken van sociale media. Respondenten haalden drie redenen aan om sociale media niet te verbieden op de werkvloer.

1. De meest pragmatische reden is dat het vandaag de dag eenvoudigweg geen zin heeft om de toegang tot sociale media op computers te blokkeren. Iedereen heeft toch een smartphone.
2. Een tweede en minstens even belangrijke reden is dat je vertrouwen moet tonen aan werknemers.
3. Een derde en laatste reden is dat sommige bedrijven hopen dat sociaal mediagebruik op de werkvloer ook opportuniteiten teweeg brengt.

Dit leidde meteen tot onze tweede onderzoeksvraag: Zien werkgevers opportuniteiten in sociale media op de werkvloer en trachten ze dit te stimuleren? Bedrijven die deelnamen aan het onderzoek rekenden er vooral op dat werknemers vacatures en officiële communicatiecampagnes van het bedrijf zouden delen met hun netwerk. Ze verplichten dit naar eigen zeggen niet, maar trachten het in sommige gevallen wel actief te stimuleren. Een nuance is dat men verwacht dat werknemers vooral bestaande inhoud delen of retweeten veeleer dan dat ze worden aangemoedigd om spontaan zelf boodschappen te formuleren.

Werknemers worden vooral verwacht bestaande inhoud te delen of retweeten veeleer dan dat ze worden aangemoedigd om spontaan zelf boodschappen te formuleren.

Uit het onderzoek bleek ten slotte dat de overgrote meerderheid van de bedrijven sociale mediarichtlijnen opstelt. Dit doet men voornamelijk om misverstanden te vermijden. Volgens een aantal respondenten zijn niet alle werknemers even goed vertrouwd met het gebruik van deze media of zijn ze onvoldoende in staat de impact ervan in te schatten.

De meeste bedrijven stellen hun werknemers op de hoogte van de richtlijnen via mail of intranet. Verschillende bedrijven trachten het bewustzijn van de richtlijn verder te verhogen door het organiseren van vergaderingen, het verspreiden van posters, films en zelfs gadgets. Slechts één bedrijf gaf expliciet aan dat personeel de richtlijn moest ondertekenen.

De meeste richtlijnen vormen geen vastomlijnde set van regels maar veeleer algemene adviezen (bv. verspreid geen vertrouwelijke of andere informatie die de organisatie kan schaden). Daarnaast beklemtoont men dat de richtlijnen liefs zo positief mogelijk worden geformuleerd. De drie bevraagde organisaties die geen formele richtlijnen hadden opgesteld, gaven te kennen dat dit een bewuste keuze was. Misbruik valt toch niet te voorkomen en het opstellen en afdwingen van de richtlijnen is volgens hen in strijd met de vrijheid van meningsuiting.

Tips voor werkgevers

1. Een aantal bedrijven blijkt volgens dit onderzoek te aarzelen om de toegang tot sociale media open te stellen. Het bannen van sociale media lijkt echter onhoudbaar nu we allemaal een smartphone in de buurt hebben. Bovendien communiceer je door een volledig verbod de veronderstelling dat werknemers toch enkel misbruik zouden maken van die vrijheid. Vertrouw er echter op dat werknemers hun gezond verstand zullen gebruiken, dan zullen ze automatisch minder geneigd zijn dat vertrouwen te beschamen. Je kan eventuele misverstanden wel vermijden door op een positieve manier algemene afspraken neer te schrijven in een sociale mediarichtlijn. Voor de vertrouwensband tussen werkgever en werknemer lijkt het af te raden om deze expliciet te laten ondertekenen. Zorg wel dat ze duidelijk worden gecommuniceerd.
2. Ten tweede lijken bedrijven bij het opstellen van richtlijnen vooral uit te gaan van de risico’s die sociale media stellen voor de organisatie zelf. Sociale media kunnen echter ook door de werkgever worden misbruikt om werknemers op ongeoorloofde manieren te controleren. Richtlijnen moeten daarom zowel werkgevers als werknemers beschermen. Het kan om die reden goed zijn om personeelsleden uit alle departementen van de onderneming te betrekken bij het opstellen van de richtlijnen. Op die manier komen alle bezorgdheden aan bod en zal de richtlijn ook breder worden gedragen.
3. Ten derde lijkt men vandaag de dag nog onvoldoende te focussen op de opportuniteiten van sociale media in handen van werknemers. Tracht daarom ook richtlijnen te formuleren die het oprechte ambassadeurschap van werknemers kunnen stimuleren. Stimuleer hen niet louter om bestaande boodschappen en campagnes te delen, maar laat trotse werknemers ook toe om hun eigen boodschappen spontaan te delen. Er bestaat namelijk geen betere en meer geloofwaardige ambassadeur van de organisatie dan een tevreden werknemer.